Tajne i prečice u wordu – Tehničko uređenje dokumenata – Uvod
Ovaj tekst namenjen je onima koji već imaju osnovno znanje iz worda ali ponekad prilikom tehničkog uređivanja rada naiđu na problem za koji nisu sigurni kako da ga reše, a rok za predaju seminarskog, završnog, diplomskog, master rada ili nekog drugog dokumenta je blizu. I sama često učim u hodu i otkrivam nove stvari i začkoljice vezane za uređivanje dokumenata i računare uopšte. Krenućemo od izrade sadržaja pošto je to jedan od najčešćih problema sa kojima se ljudi susreću tokom rada sa dokumentima a sadržaj je neophodan o bilo kom dokumentu da se radi.
_
_
Izrada sadržaja
Sadržaj može da se uradi i ručno kucajući naslove, podnaslove i brojeve stranica na kojima se ti naslovi i podnaslovi nalaze, ali kvalitetnije izgleda kada se uradi automatski pri čemu se koriste opcije za obeležavanje naslova i podnaslova u tekstu.
Prvi korak pri izradi sadržaja je obeležavanje svih naslova i podnaslova u vašem radu. Za obeležavanje naslova i podnaslova koriste se opcije Heading 1 i Heading 2, koje se nalaze u odeljku Home. Heading 1 se koristi za naslove a Heading 2 za podnaslove.
Za početak prvo kliknite na Heading 1, zatim na desni taster i izaberite opciju Modify. Tada će vam se otvoriti prozorče gde možete da odaberete kako želite da izgledaju vaši naslovi. U kom fontu želite da budu, koje veličine, boje, podebljani ili ne, da li želite možda da budu centrirani ili ipak želite da budu smešteni sa leve strane dokumenta i sl. Nakon što to odredite i kliknete na ok, kako bi promene bile memorisane, kliknite zatim na Heading 2 i ponovite postupak kao sa Heading 1 (desni taster, modify, ok).
Sada kada ste podesili kako će da izgledaju vaši naslovi i podnaslovi, krenite redom kroz tekst i selektujte naslove i podnaslove. Kliknete na naslov, pa na Heading 1, pa na podnaslov pa Heading 2 i tako redom. Gde je naslov u pitanju tu ide selektovanje naslova pa klik na Heading 1, gde je podnaslov u pitanju ide selektovanje podnaslova i klik na Heading 2. Kada to završite primetićete da su svi naslovi međusobno jednaki onako kako ste ih definisali pomoću opcije Modify. Isti slučaj je i sa podnaslovima. Ne morate ručno da ih menjate i tehnički uređujete svaki zasebno.
Nakon što ste označili sve naslove i podnaslove u tekstu sa Heading 1 i Heading 2 opcijama, odaberite mesto gde želite da se nalazi sadržaj u vašem radu. Sadržaj se nalazi uglavnom između naslovne stranice i Uvoda, ili na nekoj od poslednjih stranica knjige. Kada odredite tačno mesto i otkucate reč Sadržaj, ispod te reči kliknite, zatim u meniju izaberite opciju References i nakon toga kliknite na Table of Contents (opcija za automatsku izradu sadržaja). Ovde će vam se pojaviti tri mogućnosti kako želite da izgleda vaša tabela (sadržaj), ali uglavnom svi koristimo onu prvu opciju. Kada to uradite dobićete automatski napravljen sadržaj sa naslovima, podnaslovima i brojem stranica na kojima se ti naslovi i podnaslovi nalaze. I to je to. Napravili ste sadržaj i tehnički uredili vaše naslove i podnaslove za svega par minuta.
Jedna od ključnih razlika između ručno urađenog sadržaja i ovog automatskog je i ta što će se u slučaju ubacivanja dodatnog teksta, izmene reči u naslovu ili podnaslovu, ili premeštanja teksta na neku drugu stranicu, jednim klikom automatski sve te izmene uneti i u vaš sadržaj. Potrebno je samo da kliknete bilo gde na prostoru gde se nalazi tabela (sadržaj), npr. između naslova i podnaslova. Kada to uradite iznad sadržaja će vam se pojaviti prozorče na kome piše Update Table, gde možete da odaberete da li želite da se u sadržaju izmene samo brojevi stranica ili želite da se izmene i reči u naslovima i podnaslovima.
Ono što bi inače morali menjati ručno nakon svake manje izmene u radu, odabirom ovakvog načina pravljenja sadržaja, sve te izmene promeniće se automatski i u vašem sadržaju pomoću jednog klika.
–
–
Konvertovanje dokumenta – sihronizacija različitih verzija worda
Jedan od problema pri radu sa dokumentima su i različite verzije worda koje postoje Word 3, Word 7, Word 10, Word 13, Word 16… i kada se rad radi u jednoj verziji a taj neko kome šaljete ima neku drugu verziju worda, desi se da se taj rad manje ili više „pretumba“, odnosno stigne u pomalo izmenjenoj verziji. Vaš trud vezan za tehničko uređivanje delimično propadne jer se desi da se naslov koji se nalazio na početku stranice sada nalazi negde na sredini, a prelomi teksta nisu onakvi kakve ste ih u svojoj glavi zamislili i napravili. Posebno je komplikovano ukoliko rad šaljete nekome na pregled ili zajedno sa nekim radite na istom dokumentu a imate različite verzije worda. Onda svako od vas tehnički i vizuelno rad uređuje prema svojoj verziji worda a onom drugom stiže „ispretumbano“ i nikome nije jasno šta se dešava. A problem je u starijim i novijim verzijama worda.
Ukoliko je u pitanju konačna verzija rada i nije neophodno da se rad pošalje u wordu, najbrže i najpametnije rešenje je da se rad umesto u wordu sačuva u pdf-u. U tom slučaju bi trebalo da stigne isti onakav kako izgleda i na vašem kompjuteru. Druga opcija je sihronizacija različitih verzija worda. Jedna od mogućnosti je da kada počnete da kucate rad da ga odmah sačuvate u verziji koju ima onaj kome šaljete rad. Npr. vi imate Word 10 ili Word 16 a taj neko kome šaljete rad ima Word 3 na svom računaru. U tom slučaju kliknućete na opciju File – Save as – > Odredite gde želite da sačuvate dokument (Na pozadini ili u nekom drugom folderu na računaru) – > Otvoriće vam se prozorče gde ćete da unesete naziv dokumenta, a ispod toga imate opciju Save as type i tu odaberete da dokument želite da sačuvate u Word 3. Na isti način možete dokumenat da sačuvate i u pdf formatu, biranjem opcije pdf umesto word 3.
Nakon što dokumenat sačuvate u formatu Word 3, iznad dela gde se nalaze meniji u word dokumentu kraj naslova će da piše Compatibility Mode, ukoliko vi na vašem računaru imate word 10 ili word 16 verziju worda. Na ovaj način kada vaš saradnik otvori rad, dobiće ga da onakvog kakvog ste ga i poslali, odnosno tehnički uredili. Ovde je jedino problem što pri kreiranju dokumenta nećete moći da koristite opcije koje imate u novijim verzijama worda, npr. ubacivanje video zapisa jedna je od opcija koju imaju samo novije verzije worda.
U slučaju da vama neko pošalje rad rađen u drugačijoj verziji worda i rad dođe tako „ispretumban“, isto će iznad menija, pored naslova rada, pisati Compatibility Mode. Kako ga ne biste dodatno ručno tehnički uređivali, možete prvo da proverite u kojoj verziji worda je rad urađen i sačuvan. To možete proveriti pomoću opcije File -> Info -> Check for Issues -> Check Compatibility -> Select version to show. Verzija worda ispred koje stoji kvačica prikazuje u kojoj verziji je rad urađen i sačuvan pre nego što je stigao do vas. Da biste rad prebacili u verziju worda koju koristite na vašem računaru kliknite na opciju File -> Info -> Convert. Pre nego što to učinite konsultujte se sa vašim saradnicima u kojim verzijama worda ćete da radite i čuvate dokument. Ukoliko iz nekog razloga rad treba da se radi u starijoj verziji u kojoj ste dokument dobili, onda ćete morati da se prilagodite toj verziji i da ručno tehnički doradite nepravilnosti nastale tokom slanja dokumenta, pre nego što nastavite sa daljim kucanjem i uređivanjem dokumenta.
–
Postoji još jedan mogući uzrok za „pretumbani“ tekst u radu, a to je način na koji se prelazi na novu stranicu teksta. Ukoliko se koristi taster enter postoji mogućnost da se desi ovakav problem i da se podešeno tehničko uređenje rada izmeni tokom kucanja, čuvanja, slanja, otvaranja novih dokumenata ili štampanja. Kako biste to izbegli za prelazak na novu stranicu koristite opciju Insert -> Page Break.
–
–
Numerisanje strana od npr. šeste stranice u dokumentu
Da bismo numerisali stranice potrebno je da izaberemo opciju Insert -> Page Number ->Otvoriće vam se prozorče gde možete da odaberete gde želite da se nalazi broj stranice i kako želite da bude centriran. Ovde su vam ponuđene i opcije Remove page number (za uklanjanje broja stranice) i Format page number (opcija gde možete da odaberete kako želite da ti brojevi stranice izgledaju (1, -1- , rimska slova ( I ) itd.. To je to što se tiče redovne numeracije stranica.
Ukoliko želite da numeraciju započnete tek od npr. šeste stranice, odnosno da vam na šestoj stranici vašeg rada piše broj 1, onda kliknite na prethodnu, u ovom slučaju petu, stranicu vašeg rada i odaberite opciju Layout-> Breaks -> Next Page. Zatim selektujte broj šest na šestoj stranici vašeg rada i u meniju odaberite opciju Link to Previous kako biste mogli da uklonite brojeve na prethodnim stranicama a da istovremeno ne obrišete i brojeve u ostatku dokumenta. Nakon toga kliknite na broj pet na petoj stranici vašeg rada i obrišite ga. Primetićete da su se obrisali brojevi sa prvih pet strana, a ostali su sačuvani brojevi od šeste stranice pa nadalje. Sada kada ste sve to uradili kliknite na broj šest na stranici, zatim desni taster i odaberite opciju Format Page Number. Ovde klikom na opciju Start at možete podesiti da vam brojanje stranica počinje od broja 1. Samo što će se broj 1 nalaziti na šestoj stranici vašeg dokumenta.
Napomena: Pre nego što kliknete na petu stranicu vašeg rada i odaberete opciju Layout-> Breaks -> Next Page, prvo ćete pomoću opcije Insert -> Page Number umetnuti brojeve stranica u vaš dokument.
–
–
Brisanje prazne stranice u dokumentu – provera i uklanjanje paragrafa na stranici
–
Podela stranice u kolone – stupce
Da biste dokumenat podelili na kolone ili stupce kliknite na opciju Layout -> Columns i odaberite koliko kolona će da ima vaš rad i kako će te kolone da izgledaju. Dok kucate tekst primetićete da tek kada se popuni prva kolona, ostatak teksta će početi da se kuca u narednoj koloni.
–
Umetanje oznake za kvadrat, kub, simbola i jednostavnijih formula
U meniju Home, ispod opcije za biranje vrste i veličine fonta nalaze se opcije za boldovanje slova, koso pisanje reči, podvučene reče i opcija x2, koju možete iskoristiti kada treba da kucate kvadrat ili kub nekog broja. Da biste nastavili sa normalnim kucanjem, odnosno da vam tekst ne bi išao u ravni sa oznakom za kvadrat, nakon što otkucate 2 (kvadrat) kliknite na razmak, zatim ponovo na opciju x2 u meniju.
Ako želite da u svoj rad ubacite simbole ili formule ta opcija vam je dostupna tako što ćete kliknuti na Insert->Symbol ili na Insert->Equation.
–
Umetanje fusnota
Fusnote se u radovima često koriste, pogotovo kada je u pitanju seminarski, maturski, završni, diplomski ili master rad. Da biste umetnuli fusnotu kliknite kraj reči za koju želite da napišete fusnotu i odaberite opciju References -> Insert Footnote. Kada to uradite iznad odabrane reči će se pojaviti broj 1, a kursor će se pojaviti na dnu stranice. Pisaće isti broj, u ovom slučaju 1, kraj kojeg treba da napišete objašnjenje odabrane reči. Nakon toga u meniju ponovo kliknite na Home kako bi se kursor vratio tamo gde ste stali sa kucanjem teksta. Kada naiđete na narednu reč za koju treba da napišete fusnotu, ponovo kliknite na opciju References -> Insert Footnote. Tada će vam se iznad reči i na dnu stranice pojaviti broj 2 i tako redom. Ukoliko odlučite da uklonite neku od fusnota u vašem dokumentu, samo je selektujte u radu i obrišite.
–
Pretraživanje reči i rečenica u tekstu i zamena pogrešno otkucane reči nekom drugom rečju
U meniju Home, na samom kraju reda nalaze se opcije Find i Replace. Opcija Find će vam biti korisna ukoliko želite da samo pronađete neku reč a ako želite da neku reč zamenite drugom rečju, kliknite na Replace. U gornjem redu napišite koju reč želite da zamenite a u donjem redu napišite sa kojom reči želite tu reč da zamenite. Nakon toga kliknite na opciju Replace. Da biste tu reč jednim klikom izmenili u celom dokumentu kliknite na opciju Replace All.
–
Stavljanje okvira na dokument
Ako razmišljate da stavite neki okvir na vaš dokument kliknite na strelicu koja se nalazi kraj kvadratića u meniju Home. Otvoriće vam se padajući meni. Na kraju padajućeg menija nalazi se opcija Borders and Shading. Kliknite na opciju Page Border i odaberite kakav okvir želite i koje boje. Ukoliko se odlučite za neki ukrasni/umetnički okvir, imate opciju Art gde možete da odaberete neki lep okvir. Na kraju kliknite na Ok.
Podrazumeva se da ukrasne okvire nećemo koristiti prilikom izrade stručnih radova (seminarski, diplomski, maturski, master, završni rad), ali možemo da ih koristimo npr. za izradu skripti ili za izradu pozivnica, zahvalnica, personalizovanih pesama ili nekog drugog vida kreativnog pisanja i izražavanja.
Opcija koja će vam verovatno zatrebati prilikom izrade seminarskih, diplomskih ili master radova se nalazi isto u padajućem meniju kraj gore spomenutog kvadratića. Kliknite na strelicu koja se nalazi pored kvadratića i odaberite opciju Outside Borders. Pre toga selektujte deo teksta koji želite da uokvirite.
–
–
–
–
Screenshot ekrana
U slučaju da iz nekog razloga treba da uslikate ekran dok radite (npr. kao na slici iznad), otvorite još jedan word dokument istovremeno i u tom drugom dokumentu kliknite na opciju Insert -> Screenshot. Tada će u tom vašem drugom dokumentu da se pojavi slika ekrana iz prvog dokumenta. I obrnuto.
–
Umetanje gotove naslovne stranice
Ako pravite neke skripte ili e-knjigu, imate opciju da u dokumenat ubacite gotovu naslovnu stranicu koju možete dodatno izmeniti i doraditi. Ova opcija vam je dostupna na Insert -> Cover Page. Kliknite na strelicu koja se nalazi kraj opcije Cover Page. Dobićete padajući meni gde možete da odaberete kako želite da izgleda vaša naslovna stranica. Kada izaberete gotovu naslovnu stranicu možete dodatno da je izmenite i doradite tako što ćete kliknuti na reči na stranici, obrisati ih i napisati vaš naslov i sl.
–
Rad sa gotovim skicama i dokumentima – kalendari, pozivnice, rasporedi…
U wordu među ponuđenim opcijama imate i jednu pomoću koje možete da radite sa gotovim skicama i dokumentima, kalendarima, pozivnicama, rasporedima i sl. Ove gotove skice i dokumente možete dodatno izmeniti i popuniti. File -> Home -> More Templates
–
Word Count – pregled broja reči, znakova, paragrafa, stranica
Da biste saznali koliko reči, paragrafa ili znakova ste otkucali, to možete proveriti tako što ćete kliknuti na opciju Review -> Word Count ili na broj reči koji je prikazan u levom donjem uglu vašeg dokumenta.
–
Pregled dokumenta – prikaz nekoliko stranica istovremeno
Ponekad pre nego što pošaljemo dokument želimo da vidimo kako taj dokument izgleda nakon što smo ga tehnički uredili. Da li su stranice jednako dizajnirane i sl. To možete proveriti tako što ćete u meniju odabrati opciju View -> Multiple Pages. Nakon što pregledate kako vaš dokumenat izgleda, klinite na neku od opcija 100% ili Zoom, koje se nalaze odmah pored, da biste se vratili u normalan režim kucanja i čuvanja dokumenta.
–
Čuvanje dokumenata u pdf formatu i otvaranje dokumenata koje naš kompjuter ne podržava
Nakon što završite sa radom u dokumentu potrebno je da ga sačuvate. Jedna od najboljih opcija za čuvanje dokumenta je opcija Pdf. Dokument deluje kao mala e-knjiga, stiže isti onakav kakav je poslat i teže ga je izmeniti nakon slanja u poređenju sa word dokumentima. Opcija za čuvanje dokumenta u pdf-u je File->Save As->Save as type->Pdf. Kada vam neko pošalje dokument koji vaš kompjuter ne može da otvori, kliknite na njega, zatim na desni taster i u padajućem meniju odaberite opciju Open with a zatim odaberite neku od ponuđenih opcija.
–
–
Ako želite da ovaj tekst prelistate u pdf dokumentu, na linku u nastavku https://drive.google.com/drive/folders/1sGMjdtE_Q0c0IEjYRy8u423QK1wxUSq9?hl=sr možete preuzeti skriptu iz dva dela na vaš računar, tablet ili telefon.
–
–
Novi tekst na temu tehničkog uređivanja knjiga, stručnih radova i drugih dokumenata, možete pročitati na linku http://www.kreativnopisanje.rs/zackoljice-u-wordu-tehnicko-uredivanje-dokumenata/.
–
–
Bojana Smiljanić